Almeja-se com este plano prover medidas de proteções rápidas e eficazes para os processos críticos de TI relacionados aos sistemas essenciais. Este plano, também objetiva estabelecer procedimentos de comunicação e mobilização para controle, em caso de contingências e emergências que possam ocorrer durante as atividades relacionadas a Tecnologia da Informação, visando aplicar as ações necessárias para correção e /ou eliminação do problema.
2. CAMPO DE APLICAÇÃO
Este documento se aplica ao sistema IGH (Infoclinic Gestão Hospitalar) implantado na instituição de saúde.
3. TERMOS E CONDIÇÕES
Cliente: Toda pessoa física ou jurídica que adquire um determinado produto/serviço prestado.
Focal Point: Líder designado por cada área, responsável pelo andamento do plano de contingência e documentos relacionados, assim como, andamento das ações.
Plano de Contingência: Plano que descreve ações para situações inesperadas, porém previsíveis, onde ocorra quebra da normalidade da operação ou de requisito contratual.
Plano Emergencial: Qualquer ação que vise proteger a operação de falhas em uma eventual emergência, de forma que o atendimento aos requisitos seja afetado o mínimo possível.
Plano: documento que define como os processos e recursos serão alocados, coordenados e articulados para nortear a implantação de políticas e/ou decisões institucionais. Também identifica prioridades de curto e de longo prazo e os métodos para alcançar essas prioridades.
Sistema Computadorizado: É uma unidade funcional, composta por um ou mais computadores e elementos periféricos associados de entrada ou saída e software, que usa um meio comum a todo ou parte de um programa e também a todos ou parte dos dados necessários para a implementação do programa. Executa programas projetados pelo usuário. Executa o processamento de dados atribuídos ao usuário, incluindo operações aritméticas e operações lógicas. Isso inclui o computador (hardware), software, periféricos, rede, pessoal e documentação.
TI: Tecnologia da Informação.
VSC: Validação de Sistemas Computadorizados. Significa fornecer evidência documentada de que o sistema informatizado cumpre a finalidade para a qual foi desenvolvido, garantindo a integridade dos dados, qualidade do produto final e segurança do consumidor.
Acionamento: É o processo de comunicação com as equipes envolvidas no controle da emergência, de acordo com a ordem estabelecida para que as equipes desempenhem as atividades sob sua responsabilidade, a fim de controlar a emergência.
Administrador do plano de Contingência: Responsável pela manutenção e atualização dos dados e procedimentos necessários à plena operacionalidade do Plano de Contingência.
Áreas Sensíveis: Áreas que sofrem fortes efeitos negativos quando atingidas pelas consequências da emergência. Dentre elas encontram-se salas de informática, salas administrativas, Data Center e demais locais que possuam equipamentos de informática.
Áreas Vulneráveis: Áreas atingidas pela extensão dos efeitos provocados por um evento de falha.
Datacenter: Ou centro de Processamento de Dados, é um ambiente projetado para concentrar servidores, equipamentos de processamento e armazenamento de dados, e sistemas de ativos de rede, como switches, roteadores, e outros equipamentos computacionais.
Incidente: É o evento não programado, de grande proporção, capaz de causar danos graves aos sistemas e aos equipamentos da TI.
Hipótese Acidental: Toda ocorrência anormal, que foge ao controle de um processo, sistema ou atividade, da qual possam resultar danos aos sistemas e/ou equipamentos de TI.
Intervenção: É a atividade de atuar durante a emergência, seguindo ações planejadas, visando minimizar os possíveis dados aos equipamentos e sistemas de TI.
4. DESCRIÇÃO
O Plano de Contingência é a atividade de plano de ação realizada em caso de emergência ocasionado pelo sistema IGH (Infoclinic Gestão Hospitalar), de maneira direta ou indireta. As ações preventivas e corretivas a serem tomadas são de suma importância, uma vez que, podem comprometer a integridade e rastreabilidade de dados e impactar na segurança do paciente.
O fluxo se inicia no nível de cliente, onde há a entrada de reporte de problemas no sistema.
Identificação da Contingência – IGH:
Representante do Hospital/Setor/Área identifica a ocorrência que necessita de ação emergencial conforme exemplos apresentados na tabela 1 abaixo.
Se a emergência não dispuser de plano padronizado, o responsável pela ação, juntamente com o Gestor da Matriz e o Representante do Hospital/Setor/Área, analisa a possível origem do problema, identificam e acionam responsáveis que podem auxiliar na resolução .
O representante do Hospital/Área/Setor, assim que identificar a ação de emergência, deverá prosseguir com o acionamento dos contatos de contingência, conforme definido na tabela 2 abaixo.
Níveis de suporte para contato, onde:
1° Nível – Primeiro a ser acionado por ter maior proximidade com a operação, ele é quem faz a primeira análise e tratativa para solução do problema. Caso não consiga ser acionado ou não consiga solucionar o problema será imediatamente repassado para o 2º nível;
2° Nível – Colaborador do BackOffice com maior conhecimento técnico que atua para solução do problema bem como sua causa. Caso não consiga ser acionado ou não consiga solucionar o problema será imediatamente repassado para o 3º nível;
3° Nível – Respondem pelas áreas de suporte, são acionados em momentos críticos do processo quando o problema pode causar impactos significativos a operação.
O Gestor da Matriz avalia se é necessário comunicar outros representantes da empresa que estejam relacionados a situação de contingência. É importante que para a comunicação dos clientes, já se tenham analisadas as ações e prazos propostos para reestabelecimento da normalidade e preferencialmente estes devem estar definidos. Deve-se manter a atualização até a conclusão total das ações e reestabelecimento da normalidade.
O responsável pelas ações de contingência, realiza ou acompanha até a verificação da eficácia delas, consideradas como a resolução completa da emergência. As ações não previstas no plano de contingência devem ser realizadas pelo responsável da ação ou acompanhadas por este, priorizando a sua conclusão no menor tempo possível. O acompanhamento se dará até sua conclusão e reestabelecimento da normalidade, quando estas serão consideradas como eficazes no caso do sistema IGH, estiver operando sem qualquer tipo de problema.
Quando a ação prevista no plano de contingência não for eficaz ou quando a contingência, bem como sua resolução, não estiver prevista e/ou descrita no plano de contingência, o responsável pela ação deverá buscar novas alternativas e acionar o Gerente do T.I e o representante do Hospital, se necessário, para resolver a emergência.
Sendo estas novas ações consideradas como eficazes, o responsável pela ação, juntamente com o Gestor da TI, atualizam o plano de contingência.
Sempre que houver paralização do sistema, pelos motivos a seguir:
Gerenciamento de Riscos dos Sistemas
Dependendo da criticidade do Plano de Ação, uma Análise de Riscos deverá ser realizada para pontuar todas as mitigações, ações preventivas e corretivas e alimentação deste arquivo.
Controle de Mudanças dos Sistemas
As alterações realizadas no Plano de Contingência devem ser avaliadas e devidamente registradas neste arquivo.
5. MODELOS – ANEXOS E DOCUEMNTOS COMPLEMENTARES QUE SERÃO APLICADOS DE ACORDO COM OS FORMULÁRIOS DA UNIDADE DE SAÚDE
Anexo I: Evolução de Enfermagem
Anexo II: Receituário
Anexo III: Área de Risco
Anexo IV:FAE – Ficha de Atendimento de Emergência
Anexo V:Prescrição Médica
Anexo VI: Mapa de Leitos
Anexo VII: Evolução Médica
Anexo VIII: SAE – Sistematização da Assistência de Enfermagem.
